Algunas empresas como Twitter han anunciado que sus trabajadores podrán seguir trabajando desde casa permanentemente, si así lo desean. Nos adentramos en una nueva cultura empresarial más flexible, donde la crisis provocada por la pandemia de coronavirus ha acelerado las decisiones de muchas compañías.
Ante esto, obviamente, nuestra forma de comunicar da un giro y uno de los principales propósitos es el impulso de la digitalización.
A estas alturas, todos conocemos cuál ha sido la forma de comunicación estrella durante este confinamiento, tanto laboral como personal. Exacto. Las videollamadas. Y puesto que la cultura empresarial se flexibiliza, podemos dar por hecho que las videoconferencias seguirán siendo un medio importante en el que exponer nuestras presentaciones.
¿Cómo hacer una presentación efectiva mediante videoconferencia? La famosa regla del 10/20/30 para presentaciones de Guy Kawasaki (10 diapositivas, en 20 minutos, con caracteres de 30 puntos) es efectiva en exposiciones cara a cara, pero ¿también lo es en el ámbito digital? Es un poco más complejo. Las claves están en la voz y el soporte.
A continuación, te dejamos unos consejos que pueden resultarte útiles.
Empezamos por el principio: cómo crear tu presentación.
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- Ojo con los batiburrillos. Crea una plantilla que te permita mantener una coherencia visual y que ayude a entender lo que estás presentando: añade portadillas, mantén los títulos con el mismo tamaño, que el logotipo de tu empresa aparezca siempre en el mismo lugar y con el mismo tamaño, utiliza los colores corporativos… sigue el Manual de Identidad de tu marca.
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- Crea una historia. Asegúrate de seguir un hilo, a tu público le será más fácil recordar tu presentación si está enmarcada en una historia.
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- Show them the money! Intenta que el punto clave de la diapositiva aparezca en el título y, a la hora de añadir el contenido, piensa primero: qué quieren saber o qué es interesante mostrarles. Debemos ser claros y concisos. El receptor va perdiendo interés según avanza la presentación. Eso es así. O mantienes su atención o los pierdes.
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- Los 3×5 son los nuevos 5×5. La regla del 5×5 (5 puntos con 5 palabras) se transforma. Evita los párrafos largos y/o cargar las diapositivas de información, esto solo hará que tu público se distraiga leyendo las primeras y deje de atender al resto. Si puedes, incluye 3 puntos de unas 5 palabras cada uno, solo los puntos clave que te ayuden en el discurso.
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- Aumenta el estímulo visual. Apóyate en fotografías, gráficos, infografías o vídeos. Los visuales que estás utilizando en tu presentación sustituyen tu lenguaje corporal.
Si tu presentación tiene mucho contenido es mejor dividirlo. Podemos conseguir mantener la atención con cambios de diapositivas y nuevo contenido.
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- Conecta con tu público. Recurre a utilizar muchos ejemplos, añade anécdotas, inserta datos y ofrece testimonios.
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- 3… 2… 1… Tiempo! Sé muy preciso con los tiempos. Debes ser consciente de toda la información que estás incluyendo en cada diapositiva para calcular bien la duración. Spoiler alert: tu público leerá más rápido de lo que tú hablarás.
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- Olvida la idea de añadir toda la información en la presentación para que más tarde te sirva para exportarla y enviarla por email. Para ello tenemos la opción de grabar la videoconferencia y poder subirla en distintas plataformas. Y, si lo que quieres es un archivo con todo el contenido, crea un documento específico para eso.
Y, para finalizar: cómo mantener la atención de tu audiencia
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- Controla el plano. Antes de empezar es importante que actives la cámara para ver tu plano y pruebes el sonido. Si no cuentas con un fondo adecuado, plataformas como Zoom o Teams te permiten personalizarlo y hacerlo corporativo.
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- La clave. En una presentación cara a cara tu público focaliza en ti, pero en este caso tu voz será la dominante y tu soporte será tu lenguaje corporal.
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- Dale pasión. Realiza pausas y utiliza palabras que te ayuden a enfatizar el mensaje.
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- No te limites a leer. A no ser que se trate de una enumeración, no leas, cuenta la historia. Prepárate la presentación y ten a mano anotaciones que te ayuden a no perderte.
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- Hazlo breve. No inviertas demasiado tiempo en cada diapositiva para que tu audiencia no pierda el interés.
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- Para conseguir engagement tienes que involucrar a tu audiencia activamente. Pregúntales si tienen dudas, haz que participen y planea dónde hacerlo. Si lo ves conveniente, puedes añadir incluso una o varias cuestiones en la propia presentación para que participen.
Al contrario que en una exposición cara a cara, tu lenguaje corporal desaparece, en este caso el foco estará en tu voz y en tu soporte, por ello te resultará efectivo enfocar y preparar tu presentación teniendo en cuenta estos consejos.