Todo parece haber cambiado en 2020. La crisis sanitaria que hemos vivido, y en la que aún estamos inmersos, ha transformado la manera de hacer y entender las cosas. La comunicación, por su parte, también ha tenido que adaptarse y reajustarse para seguir siendo útil en este nuevo escenario.
Las ruedas de prensa, una de las herramientas más efectivas y consolidadas en el mundo de la comunicación, no han sido ajenas a estos cambios. Hace poco más de medio año, reunir a 20 personas en una misma sala, sin distancia de seguridad ni mascarillas, era lo habitual. Ahora suena a película de ciencia ficción.
Reuniones virtuales, quedadas con amigos y familiares frente a una pantalla… y ruedas de prensa sin público en la sala. Esta es la nueva realidad a la que todavía hoy estamos tratando de adaptarnos.
Pero ¿Cómo hacer que esta experiencia tenga el mismo calado que cuando el contacto era más cercano y personal, sin las barreras que impone el mundo virtual?
La técnica y la experiencia lo son todo
La puesta en escena, la calidad del audio o la nitidez de la imagen juegan un papel fundamental en una rueda de prensa virtual. Los detalles marcan la diferencia y convertir el evento digital en una experiencia agradable para la audiencia ayudará a captar la atención desde el primer momento.
La importancia del portavoz
Siempre ha sido importante contar con un buen moderador, pero ahora lo es aún más. El portavoz debe trasladar los mensajes de forma clara, concisa y conectar con los periodistas para evitar que se pierda información por el camino. Además, debe ser hábil digitalmente para poder sortear los imprevistos que puedan ocurrir en un evento desde este tipo. El portavoz se ha convertido casi en un presentador de televisión, tiene que estar al tanto de todo lo que ocurre a su alrededor para poder improvisar. Por eso, en las ruedas de prensa virtuales, cada vez aparece con más frecuencia la figura del moderador o presentador, una persona habituada ya a este tipo de dinámicas y que pueda dirigir el acto de principio a fin dando la palabra a quien corresponda y sorteando los posibles obstáculos.
El contenido sigue siendo el reclamo
Los mensajes que se van a trasladar son el punto de partida y el corazón de toda rueda de prensa digital. Trabajar el contenido para que sea noticiable es el eje sobre el que debe pivotar toda la acción en un contexto donde cada vez es más difícil evitar las distracciones y mantener al público pegado a la pantalla.
El tiempo es oro
Y más aún en el mundo digital. Breve, concisa y relevante. Así debe ser una rueda de prensa virtual. Lo recomendable es no exceder los 45 minutos de duración ya que, cada vez más, las agendas de los periodistas están apretadas. Conviene también tener en cuenta que algunos periodistas pueden desconectarse, por lo que los primeros 15 minutos de presentación deben resumir todo lo que se va a contar.
La interacción frente al monólogo
Las preguntas que los periodistas plantean siguen siendo una de las claves del éxito de una rueda de prensa. Tener un sistema que contemple la posibilidad de plantear preguntas, a través de un chat, por ejemplo, permitirá una interacción con los interlocutores que enriquecerá el contenido.
En vivo y en directo, pero sin sorpresas
Todavía estamos adaptándonos a la situación y buscando las herramientas adecuadas para hacer la experiencia lo mejor posible, tanto para los ponentes como para los medios de comunicación. Por ello, es de suma importancia realizar ensayos previos y pruebas técnicas que garanticen el correcto funcionamiento de la plataforma y familiaricen a los ponentes con el formato.
Facilitar la labor del periodista
Hay muchas cosas que cambian, pero hay otras que no. Es fundamental recoger en una nota de prensa o dossier corporativo toda la información que se quiere transmitir y enviarlos a los asistentes una vez concluido el evento. También es importante agradecer su participación, así como ofrecer un contacto para resolver cualquier duda que pueda surgir a posteriori o dar la posibilidad de ampliar la información.
En materia de comunicación digital no existen conclusiones inequívocas ni fórmulas exactas. Pero, sin duda, todos estos factores pueden marcar la diferencia entre el éxito o el fracaso de una rueda de prensa virtual.
